Rewolucja w fakturowaniu: Jak połączyliśmy czytelność z absolutną szczegółowością

Zanim

Standardowe faktury w Optimie potrafiły mieć kilkadziesiąt stron i były nieczytelne dla odbiorców.
Dział obsługi klienta tracił długie godziny na telefony z pytaniami o szczegóły poszczególnych pozycji.
Odbiorcy odrzucali rozbite na drobne pozycje faktury, co drastycznie opóźniało płatności.

1 klik i kompletny PDF gotowy

Po wdrożeniu

Pierwsza strona to elegancka, zwięzła faktura, a kolejne to ultradzczegółowy raport.
Generowanie skomplikowanego zestawienia odbywa się błyskawicznie, bez zacinania systemu.
Pracownik klika standardowe „Drukuj” w Optimie – proces wystawiania nie zmienił się ani o sekundę.

Stack Comarch ERP Optima MS SQL Server Silnik sPrint

Wyzwanie

Klient świadczący usługi serwisowe B2B generował setki drobnych zleceń miesięcznie. Wystawiana z Comarch ERP Optima faktura potrafiła mieć kilkadziesiąt stron – każda drobna usługa (np. dojazd, wymiana uszczelki) była osobną pozycją. Dokument wyglądał chaotycznie, a księgowi korporacyjni często odrzucali takie "tasiemce". Alternatywą było żmudne, ręczne robienie załączników w Excelu, co zajmowało pracownikom długie godziny i stwarzało ogromne ryzyko pomyłek.

Rozwiązanie

Wykorzystaliśmy pełnię możliwości technologicznych Comarch. Zamiast obciążać system, napisaliśmy dedykowane, superszybkie procedury agregujące w Microsoft SQL Server. Dzięki temu w tle, w ułamku sekundy, baza zbiera dane z modułów Serwis i Magazyn. Następnie zaprojektowaliśmy od zera nowoczesny szablon w flagowym silniku sPrint. Teraz system automatycznie tworzy inteligentny PDF: na 1. stronie jest elegancka, pogrupowana faktura VAT, a na stronach od 2 wzwyż profesjonalna „Specyfikacja wykonanych usług” ze wszystkimi nazwiskami, datami i materiałami.

Efekt

Szybszy spływ należności (Cashflow) – brak niejasnych pozycji i podstaw do wstrzymania przelewu.
Koniec z telefonami do biura obsługi – klienci mają czarno na białym, za co płacą.
Wizerunek absolutnego profesjonalisty i innowacja gotowa na kolejne lata pracy w Optimie.

"Odkąd wysyłamy nowe faktury i załączniki z sPrint, telefony z pytaniami o szczegóły rozliczeń spadły praktycznie do zera. Nasi klienci od razu wiedzą, za co płacą, a my w końcu nie musimy czekać na przelewy z powodu odrzucanych dokumentów."
Dyrektor Operacyjny, firma świadcząca usługi serwisowe B2B

Masz u siebie podobny proces? Sprawdzimy go bezpłatnie i powiemy, co da się z niego wyjąć.

Policz swój proces

Rewolucja w fakturowaniu: Jak połączyliśmy czytelność z absolutną szczegółowością